Lukumääriä ja prosentteja

Päivitetty 16.12.2016

Pivotilla laadin nopeasti lukumäärä- ja prosenttijakaumia Excel-datasta tai -tietomallista (tietomalleista lisää sivulla Kysely (Query)). Datan täytyy olla rakenteeltaan analyoitavaksi sopiva sivun Datoja eri lähteistä mukaisesti. Tämän sivun esimerkeissä käytetyn datan ja pivotit löydät tiedostosta pivot1.xlsx.

Yksinkertainen pivot

Jos kyseessä on Excel-data, niin aloitan pivotin laatimisen valitsemalla täsmälleen yhden solun datan alueelta ja lisään pivotin Insert (Lisää) -välilehdeltä.

Jos kyseessä on tietomalli (Data Model), niin lisään pivotin Insert-välilehdeltä ja määritän pivotin luonti-ikkunassa tietolähteeksi työkirjan tietomallin (Data Model). Myös tietomallin hallintaikkunasta löytyy pivotin lisäystoiminto.

Tarkastelen pivottia, josta näen kuinka moni työntekijä on kuinkakin tyytyväinen johtoon:

  • Valitsen täsmälleen yhden solun datan alueelta.
  • Valitsen Insert (Lisää) -välilehdeltä PivotChart – PivotChart & PivotTable. Näin saan samalla kertaa sekä pivot-taulukon että pivot-kaavion. Jos en vaihda Create PivotChart -ikkunan asetuksia, niin pivot-kaaviota varten muodostuu uusi taulukko (Sheet).count4
  • Pivot-kaavion rakenteen määrittelen PivotChart Fields (Pivot-kaavion kentät) -kenttäluettelossa, joka on näkyvillä pivot-kaavion tai pivot-taulukon ollessa valittuna.
  • Raahaan tyytyväisyys johtoon -muuttujan Values-ruutuun. Excel käyttää laskentaperusteena havaintojen määrää tai havaintojen summaa. Vaihda tarvittaessa laskentaperuste määräksi: napsauta Values-ruutuun raahaamaasi palikkaa ja valitse pudotusvalikosta Value Field Settings (Arvokentän asetukset). Valitse laskentaperuste Count (Laske). 
  • Raahaan tyytyväisyys johtoon -muuttujan Axis (Categories) (Akseli) -ruutuun. Axis (Categories) on tarkoitettu kaavion luokka-akselin luokille. Tässä tapauksessa luokkia ovat muuttujan tyytyväisyys johtoon arvot 1, 2, 3, 4 ja 5. Arvojen sanalliset selitteet kirjoitan suoraan pivot-taulukkoon numeroiden 1, 2, 3, 4 ja 5 tilalle.

Viimeistelyn jälkeen kaavio voisi näyttää seuraavalta:

count1

Tavallisista kaavioista poiketen pivot-kaaviossa on ylimääräisiä ”painikkeita”, joiden avulla voin lajitella ja suodattaa. Jos kaavio on valittuna, niin voin piilottaa ylimääräiset painikkeet valitsemalla Analyze-välilehdeltä Field Buttons – Hide All (Kenttäpainikkeet – Piilota kaikki).

Ryhmitelty pivot

Kenttäluettelon ruutujen nimitykset riippuvat siitä onko valittuna pivot-kaavio vai pivot-taulukko. Nimitykset kuvastavat tietojen sijaintia taulukossa ja kaaviossa. Toisiaan vastaavat nimitykset ovat:

Rows = Axis (Categories) / Rivit = Akseli (Luokat)

Columns = Legend (Series) / Sarakkeet = Selite (Sarja)

Jos raahaan sukupuoli-muuttujan Legend (Series) (Selite) -ruutuun, niin tuloksena on ryhmitelty pylväskaavio, jossa on erikseen arvosarja miehille ja naisille. Jos kaaviossa ei ole selitettä (Legend), joka selittää värien merkityksen, niin se täytyy lisätä.

count2

Kun kaavio on valittuna, niin käytettävissä on Design (Rakenne) -välilehti. Kokeile Design-välilehden Switch Row/Column (Vaihda rivi tai sarake) -toimintoa. Seuraa muutoksia kenttäluettelossa, pivot-kaaviossa ja pivot-taulukossa niin opit ymmärtämään kaavion ja taulukon rakennetta.

Prosentteja lukumäärien sijasta

Pääsääntö: Prosentit ovat paremmin vertailtavissa kuin lukumäärät.

Tärkeää: Ilmoita aina n-arvot, joista prosentit on laskettu!

Jos haluan esittää lukumäärät prosentteina, niin napsautan oikean reunan kenttäluettelon Values-ruudun palikkaa ja valitsen esiin tulevasta valikosta Value Field Settings (Arvokentän asetukset). Value Field Settings -ikkunasta valitsen Show Values As (Näytä arvot muodossa) -välilehden ja valitsen pudotusvalikosta esitystavaksi % of Column Total (Prosenttia sarakkeen summasta).

count3

Kun käytän prosentteja, niin ilmoitan aina lukumäärän (n=…), josta prosentit on laskettu.

Pylväiden järjestys

Excel järjestää pivot-taulukon rivit ja pivot-kaavion pylväät luokkien mukaiseen numero/aakkosjärjestykseen. Voin vaihtaa järjestyksen pivot-taulukon Row Labels -pudotusvalikosta tai pivot-kaaviossa sijaitsevan kenttäpainikkeen pudotusvalikosta (painike on näkyvillä, jollet ole piilottanut sitä Analyze – Field Buttons – Hide All -toiminnolla). Pudotusvalikon More Sort Options (Lisää lajitteluvaihtoehtoja) -valinnalla löydät tarjolla olevat vaihtoehdot:

  • Voit järjestää luokkien mukaiseen nousevaan tai laskevaan numero/aakkosjärjestyskeen.
  • Voit järjestää lukumäärien/prosenttien mukaiseen järjestykseen (eli pylväiden pituuden mukaiseen järjestykseen).

Jos haluat muunlaisen järjestyksen, niin voit siirtää hiirellä pivot-taulukon riviotsikoita riviltä toiselle. Jos esimerkiksi laadin pivot-taulukon koulutus-muuttujasta, niin luokkien mukainen numero/aakkkosjärjestys ei ole toivottu:

count5

Valitsen pivot-taulukosta solun, jossa on teksti Peruskoulu ja raahaan solun reunasta kiinni pitäen ensimmäiseksi, jonka jälkeen koulutukset ovat koulutuksen laajuuden mukaisessa järjestyksessä.

Puuttuvat havainnot (blank)

Jos käytän koulutus-muuttujaa Values-ruudussa, niin pivot-taulukon ja pivot-kaavion (blank) viittaa puuttuviin havaintoihin. Puuttuvien havaintojen lukumäärä ei kuitenkaan ole näkyvillä.

Selitys: Excel laskee kuinka monta havaintoarvoa on koulutus-sarakkeen niissä soluissa, joista koulutus puuttuu. Vastaus on tietenkin: ei yhtään.

Ratkaisu: Käytän Values-ruudussa koulutus-muuttujan sijasta nro-muuttujaa, jolla on havainto jokaisella rivillä. Laskentaperusteeksi täytyy muuttaa summan (sum) sijasta laske (count).

Jos datassa ei ole valmiiksi juoksevaa numerointia, niin sellainen kannattaa lisätä. Tätä juoksevaa numerointia kannattaa käyttää pivot-kaavioiden Values-ruudussa jos olet laskemassa lukumääriä tai lukumääriin pohjautuvia prosentteja. Näin saat tietää myös puuttuvien havaintojen lukumäärän.

Lisätietoa

Tämän oppii vain tekemällä itse! Harjoittele työkirjalla pivot1.xlsx.

Mainokset